Z uporabo naše e-hrambe lahko poslujete popolnoma brezpapirno in veliko privarčujete.

Potrditev Arhiva RS za Notranja pravila in storitev e-hrambe

Arhiv Republike Slovenije je z odločbo št. 3821-1/2013/6 potrdil, da zagotavljamo vse pogoje za nudenje storitev elektronske hrambe gradiv (krajše e-hramba) ter nas vpisal v svoj register ponudnikov. Obenem je Arhiv RS z odločbo št. 3820-4/2012/20 potrdil naša notranja pravila in njihovo ustreznost glede na določila Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (krajše ZVDAGA) ter z njim povezanih pravilnikov in aktov s področja dolgoročne elektronske hrambe gradiv.

Povedano krajše in preprosto. V kolikor najamete našo storitev e-hrambe, izvedete velik korak k brezpapirnemu poslovanju. Za izpolnitev vseh zakonodajnih zahtev morate napisati samo še svoja notranja pravila, jih dati v potrditev Arhivu RS ali pa privzeti naša vzorčna notranja pravila. Slednja smo pripravili za zaključene skupine z namenom olajšanja in poenotenja za vse naročnike iz te skupine.

Vzorčna notranja pravila smo trenutno napisali za področji zdravstva in šolstva, s čimer je za naše naročnike zagotovljena najlažja možna pot za prevzem in uporabo vzorčnih notranjih pravil kot lastnih notranjih pravil. V vzorčnih notranjih pravilih smo predvideli tudi upoštevanje dodatnih predpisov ali enotnih klasifikacijskih načrtov, ki jih pripravljajo resorna ministrstva ali smo sodelovali v njihovi javni obravnavi.

Z nami lahko zato izdatno privarčujete na stroških, ki jih imate z obstoječimi gradivi v papirni obliki. Tako za reprodukcijo, kopiranje, posredovanje, pošiljanje in hrambo gradiv. Od prevzema storitve in vzorčnih notranjih pravil lahko namreč vse svoje gradivo hranite samo še v elektronski obliki. Omenjene odločbe Arhiva RS zagotavljajo, da je ta oblika zakonodajno in sodno priznana ter enakovredna papirni verziji.

V praksi se je izkazalo, da se po pričetku uporabe e-hrambe v papirni verziji hrani le še: gradivo v prehodnem obdobju pred uničenjem, priročno gradivo oziroma pomožne listine ali gradivo, ki ga ni smiselno uničevati (notarski zapisi, pomembne pogodbe, skupščinska in ustanoviteljska dokumentacija, in podobno po lastni presoji vsakega naročnika).

Storitve so zasnovane kot najemne storitve oziroma kot storitve v oblaku.

Obračun se izvaja mesečno glede na dejansko porabo, zato naročniki za pričetek uporabe ne potrebujejo nobenih investicijskih sredstev.