Družba Logitus spoštuje zasebnost uporabnikov in varstvo osebnih podatkov pri obdelavi. Vsi osebnih podatki podatkov uporabnikov pridobljeni preko spletnega ali prijavnega obrazca, naročilnice ali pogodbe.
Informacije o obdelavi
Upravljavec osebnih podatkov je, v kolikor v posameznem pogodbenem razmerju za namen pogodbene obdelave ni opredeljeno drugače, družba LOGITUS informacijski sistemi d.o.o., Cesta v Gorice 1, 1000 Ljubljana (matična številka: 2275252000).
Logitus nastopa tako v vlogi upravljavca kot obdelovalca. V slednji vlogi nastopa, kadar osebne podatke obdeluje v imenu naročnikov svojih storitev. Podrobna opredelitev je zapisana v Evidencah dejavnosti obdelav, ki so priloga internega pravilnika o varstvu podatkov. V evidencah dejavnosti obdelav je določen tudi rok hrambe in drugi podatki po 30. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Pooblaščena oseba upravljavca za varstvo podatkov je Nejc Moškon univ.dipl.prav., za zakonitost obdelav pa je odgovoren direktor družbe.
Posameznik lahko vprašanja, vezana na obdelavo in varnost osebnih podatkov, posreduje pooblaščeni osebi za varstvo podatkov na elektronski naslov dpo@logitus.com.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
Logitus d.o.o. osebne podatke pridobiva na podlagi predhodne osebne privolitve za namen pošiljanja novih, prijave na dogodke ipd.. Osebne podatke obdeluje tudi, kadar je to potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe, tudi pogodbe z uporabnikom (tj naročnik) njegovih storitev oziroma dejstva, da je z uporabnikom (na podlagi pobude uporabnika) v fazi sklenitve pogodbe.
Na podlagi zakonitega interesa obdeluje Logitus osebne podatke tudi za namen varnosti spletnih servisov in spletnih strani (ukrepi za varnost pred vdori na posamezno stran ali področje so povezani z večimi ukrepi omejevanja in s funkcionalnostmi napredne požarne pregrade ali namernim ločevanjem zaključenih sklopov internega omrežja).
Logitus obdeluje osebne podatke tudi, kadar mu to obveznost za določen namen nalaga zakon (na primer obdelava osebnih podatkov zaradi davčnih obveznosti ipd).
Roki hrambe
V primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi vzpostavljenega pogodbenega razmerja (vključno s spletnim obrazcem, kot je naročilnica) se osebni podatki hranijo in obdelujejo ves čas trajanja pogodbenega razmerja oziroma do prenehanja uporabe e-storitev Logitus, katerih del je tudi eHramba Logitus, oziroma modul elektronske trgovine (do izpolnitve vseh pogodbenih obveznosti ali zahtev po drugih predpisih ter zastaranja vseh terjatev).
Na podlagi privolitve se osebni podatki obdelujejo do izpolnitve namena obdelave oziroma do preklica privolitve s strani posameznika.
Če obdelavo osebnih podatkov nalaga zakon, se podatki obdelujejo v zakonsko določenem roku.
Na podlagi zakonitega interesa se osebni podatki obdelujejo, dokler so potrebni za doseganje zakonitega interesa.
Po poteku rokov hrambe se osebni podatki praviloma izbrišejo, uničijo ali eventualno anonimizirajo, če bi bili anonimizirani podatki potrebni za statistično in analitično obdelavo ali osebni podatki niso sestavni del gradiv, ki se hranijo skladno z roki oziroma določili ZVDAGA in z njim povezanimi predpisi.
Namen obdelave
Osebne podatke posameznikov Logitus d.o.o. potrebuje in obdeluje za namene neposrednega komuniciranja z uporabniki, izpolnjevanja svojih pogodbenih obveznosti do uporabnikov oz. naročnikov e-storitev oziroma modula elektronske trgovine (tj. redno obveščanje o izvedenih ukrepih, tehničnih in drugih posodobitvah, tehnična podpora, zagotavljanje delovanja naročenih storitev, itd.) za zagotavljanje varnosti svojih storitev, vključno z delovanjem spletnih strani in spletnih storitev.
V kolikor je posameznik podal privolitev, se osebni podatki obdelujejo tudi za namene neposrednega trženja (tj. obveščanja o novostih in drugih storitvah ali izdelkih družbe Logitus d.o.o. ali njegovih partnerjev, v kolikor so le-ti neposredno povezani z e-storitvami Logitus, ki so ali bodo na voljo), sicer se sledi pravilu, da so potencialni naročniki o novostih terminsko redko obveščani na javno objavljene kontakte.
Vrste osebnih podatkov
Logitus d.o.o. obdeluje osebne podatke, ki so potrebni za doseganje zgornjih namenom, zlasti (za namen izvajanja pogodbenih obveznosti): osebno ime, telefonska številka, elektronski naslov, odtis digitalnega potrdila, naziv delovnega mesta.
Logitus lahko zaprosi naročnika tudi za posredovanje stalnega IP naslova, v kolikor je podatek potreben za omejevanje omrežnega prometa uporabe e-storitev Logitus.
Teritorij obdelave in iznos v tretje države
Logitus d.o.o. ne iznaša osebnih podatkov posameznikov v tretje države. Storitev eHramba Logitus se izvaja na večih varnih lokacijah v Sloveniji. Posledično obdelava osebnih podatkov poteka (v okviru storitev zajema in e-hrambe kot iz naslova poslovanja) samo na tem teritoriju (znotraj Slovenije).
Pravice posameznikov
Posameznik lahko kadarkoli zahteva, da mu upravljavec glede osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj:
- potrdi, ali se osebni podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne,
- omogoči dostop do osebnih podatkov (tj. vpogled ter njihovo prepisovanje),
- omogoči popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi z njim in mu omogoči dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,
- omogoči pravico do izbrisa osebnih podatkov (t.i. pravica do pozabe),
- omogoči pravico do omejitve obdelave,
- omogoči pravico do ugovora obdelavi,
- omogoči pravico do prenosljivosti podatkov in mu posreduje podatke v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali jih neposredno posreduje drugemu upravljavcu.
Posameznik lahko dano privolitev za obdelavo osebnih podatkov kadarkoli prekliče, pri čemer to ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Posameznik lahko svoje pravice uresničuje s pisno zahtevo, poslano na elektronski naslov: dpo@logitus.com ali poštni naslov Logitus d.o.o., Cesta v Gorice 1, 1000 Ljubljana.
Logitus d.o.o. oziroma njegova pooblaščena oseba za varstvo podatkov se zavezuje posredovati informacije oziroma odgovoriti na zahtevo posameznika v najkrajšem možnem času, v vsakem primeru pa v zakonsko določenih rokih.
Zoper ravnanja družbe Logitus d.o.o. je posamezniku zagotovljena pravica do pritožbe pri nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov, tj. Informacijski pooblaščenec, skladno z veljavno zakonodajo.
Avtomatizirano sprejemanje posameznih odločitev, vključno z oblikovanjem profilov
Logitus d.o.o. ne sprejema odločitev, ki bi temeljile le na avtomatizirani obdelavi posameznikovih osebnih podatkov in ne izvaja profiliranja posameznikov.
Analiza in obvladovanje tveganj
Logitus d.o.o. izvaja storitve zajema in e-hrambe in druge s tem povezane storitve na podlagi potrjenih notranjih pravil, kateri sestavni del je tudi analiza z ukrepi za obvladovanje tveganj, skladno z zahtevami Pravilnika o enotnih tehnoloških zahtevah (PETZ). V okviru le-teh izvaja stroge varnostne ukrepe in redne letne revizije presoje skladnosti delovanja pod nadzorom Arhiva RS, ki poleg podrobnih informacijskih varnostnih politik, vključujejo tudi ocene tveganj ter izvajanje ukrepov za zniževanje tveganj. Prav tako je Logitus d.o.o. pripravil oceno učinkov (DPIA) ter skupne ocene tveganj s ponudniki jedrnih informacijskih sistemov, ki so integrirani v eHrambo Logitus. Ocene tveganj in DPIA so interna gradiva.
V primeru, da bi poslovanje s posameznikom predstavljalo tveganje za Logitus d.o.o., ki je višje od zaznanega v oceni tveganj, si Logitus d.o.o. pridržuje pravico sprejeti dodatne ustrezne ukrepe za obvladovanje tveganj, ki med drugim lahko vključujejo tudi omejitev dostopa do storitev in produktov, ki jih nudi Logitus d.o.o..
Pogodbeni partnerji in podobdelovalci
Logitus d.o.o. določene storitve zagotavlja oziroma izvaja v sodelovanju s pogodbenimi partnerji, ki skladno z lastnimi pogoji zagotavljajo zadostna jamstva v smislu strokovnega znanja, zanesljivosti in virov izvajanja tehničnih in organizacijskih ukrepov za varnost obdelave osebnih podatkov pri tem Logitus sledi pravilu, da lastne e-storitve izvaja samostojno na lastni opremi in pri tem pogodbenim partnerjem ne omogoča dostopa do osebnih podatkov, v kolikor za to nima privolitve posameznika, ni prejel naročila ali ni sklenjena pogodba z naročnikom, ki opredeljuje tak način obdelave. V kolikor Logitus d.o.o. predlaga podobdelovalce, morajo le-ti biti izbrani na način, da podobdelava ne pomeni zmanjšanje pravic naročnikov oz. posameznikov.
V razmerju do pogodbenih partnerjev odgovornost za izvajanje storitev, ki so sestavni del Logitusovih storitev ali v obsegu dogovorjenih obdelav, prevzema Logitus d.o.o.. Pogodbeni partner sicer samostojno in v celoti odgovarja za lastne aktivnosti.
Za delovanje spletne strani je sklenjena poslovna pogodba in pogodba o obdelavi osebnih podatkov s podjetjem AV-Studio d.o.o., ki zagotavlja tehnološko rešitev za upravljanje in pošiljanje novic, ki deluje na način, da Logitus d.o.o. lahko izvaja vsebinsko skrbništvo in upravljanje vsebin ter podatkov na spletni strani https://www.logitus.com.
Dodatne obveznosti Logitusa v zvezi s pogodbami o obdelavi osebnih podatkov
Za pogodbe o obdelovanju osebnih podatkov, sklenjene med Logitusom, kot obdelovalcem osebnih podatkov, in njegovimi naročniki, kot upravljavci osebnih podatkov, veljajo poleg obveznosti Logitusa, ki so določene v teh pogodbah, tudi sledeče obveznosti, ki jih v zvezi z vsako tako pogodbo prevzema Logitus:
- osebne podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih upravljavca (kot na primer pogodba, naročilo, dodatna navodila), vključno glede prenosov osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če to od njega zahteva pravo Unije ali pravo Republike Slovenije; v slednjem primeru Logitus o tej pravni zahtevi pred obdelavo podatkov obvesti upravljavca, razen če zadevno pravo prepoveduje takšno obvestilo na podlagi pomembnih razlogov v javnem interesu;
- zagotovi, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon;
- sprejme vse tehnične in organizacijske ukrepe, potrebne za zagotovitev ustrezne ravni varnosti obdelave osebnih podatkov v skladu s členom 32 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in se tudi sicer preverjajo v postopku obnove certifikacije s strani neodvisnega revizorja pod vodstvom Arhiva RS, v katerem se preverja ustreznost dejanskega stanja storitve eHramba Logitus;
- spoštuje pogoje iz drugega in četrtega odstavka 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov za zaposlitev drugega (novega) obdelovalca;
- Logitus ne zaposli drugega obdelovalca brez predhodnega posebnega ali splošnega pisnega dovoljenja upravljavca. V primeru splošnega pisnega dovoljenja Logitus upravljavca obvesti o vseh nameravanih spremembah glede zaposlitve dodatnih obdelovalcev ali njihove zamenjave, s čimer se upravljavcu omogoči, da nasprotuje tem spremembam;
- Kadar Logitus zadolži drugega obdelovalca za izvajanje specifičnih dejavnosti obdelave v imenu upravljavca, za tega drugega obdelovalca na podlagi pogodbe ali drugega pravnega akta v skladu s pravom Unije ali pravom države članice veljajo enake obveznosti varstva podatkov, kot so določene v pogodbi ali drugem pravnem aktu med upravljavcem in Logitusom iz tretjega odstavka 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, zlasti za zagotovitev zadostnih jamstev za izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov na tak način, da bo obdelava izpolnjevala zahteve iz Splošne uredbe o varstvu podatkov. Kadar ta drugi obdelovalec ne izpolni obveznosti varstva podatkov, Logitus še naprej v celoti odgovarja upravljavcu za izpolnjevanje obveznosti drugega obdelovalca;
- ob upoštevanju narave obdelav odplačno pomaga upravljavcu z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kolikor je to mogoče, pri izpolnjevanju njegovih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz poglavja III Splošne uredbe o varstvu podatkov;
- upravljavcu odplačno pomaga pri izpolnjevanju obveznosti iz člena 32 (varnost obdelave), člena 33 (uradno obvestilo nadzornemu organu o kršitvi varstva osebnih podatkov), člena 34 (sporočilo posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov), člena 35 (ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov) in člena 36 (predhodno posvetovanje z nadzornim organom) Splošne uredbe o varstvu podatkov ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so dostopne Logitusu;
- v skladu z odločitvijo upravljavca izbriše ali vrne, skladno s predpisanim postopkom v potrjenih notranjih pravilih Logitusa, vse dokumente in osebne podatke upravljavcu po zaključku storitev v zvezi z obdelavo ter avtomatizirano uniči obstoječe kopije, razen če pravo Unije ali pravo Republike Slovenije predpisuje shranjevanje osebnih podatkov;
- da upravljavcu na voljo vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ter upravljavcu ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti upravljavec, omogoči izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeluje. Logitus nemudoma obvesti upravljavca, če po njegovem mnenju navodilo krši Splošno uredbo o varstvu podatkov ali druge določbe Unije ali predpisov držav članic o varstvu podatkov.
Spoštovani,
obveščamo vas, da je dostop do poslovnih prostorov Logitus d.o.o., na naslovu Cesta v Gorice 1, Ljubljana, videonadzorovan. Videonadzor se izvaja samo izven rednega delovnega časa ter ob dela prostih dneh.
Videonadzor dostopa do poslovnih prostorov in videonadzor znotraj poslovnih prostorov izvajamo za namen varnosti ljudi in premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa v te poslovne prostore oziroma izstopa iz njih izven rednega delovnega časa, ko v poslovnem prostorih praviloma ni prisotnih zaposlenih in zato enakega učinka ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi.
Upravljalec videonadzora je Logitus d.o.o., Cesta v Gorice 1, Ljubljana, info@logitus.com, 059-074-740.
Pooblaščena oseba za videonadzor je direktor družbe Logitus d.o.o..
Z videonadzorom se obdelujejo naslednji podatki:
1. posnetek posameznika (slika z zvokom v kolikor to oprema omogoča),
2. kraj posnetka,
3. datum in čas posnetka,
4. čas vstopa in izstopa oz. gibanja v območju videonadzora.
Upravljavec vstop v poslovne prostore v času, ko se izvaja videonadzor šteje za incident. Da lahko hitro ukrepa, videonadzorni sistem pooblaščeni osebi ob incidentu posreduje podatek o času vstopa v videonadzorovane prostore in fotografijo, ki jo zabeleži ob zaznavi incidenta. Na tej osnovi pooblaščena oseba aktivira nadaljnje ukrepe za varnost, varnostno službo, alarm ipd.
Posnetki se hranijo 90 dni, potem se nepovratno samodejno izbrišejo.
Posnetke pridobljene na podlagi video nadzora lahko uporabijo samo za to pooblaščene osebe in le v primeru, ko gre za utemeljen sum, da je prišlo do posega v z videonadzorom varovano dobrino. Če je na podlagi video posnetkov možno rešiti nepojasnjen dogodek, ki ima znake kaznivega dejanja, ga upravljavec posreduje pristojnim organom pregona in ga uporabit tudi za eventualne civilno pravne zahtevke, če je bila ob incidentu upravljavcu povzročena škoda. Uporaba posnetkov videonadzora sloni na pravnem temelju zakonitega interesa upravljavca, da zaščiti svoje poslovne prostore (poslovne informacije, ki so shranjene v njih), premoženje in ljudi.
Video posnetki videonadzora se hranijo izključno na snemalni napravi. Dostop do posnetkov se beleži v snemalni napravi (t.i. log datoteke, ki predstavljajo evidenco o videonadzoru) ter je omogočen samo direktorju družbe Logitus ali drugi z njegove strani pooblaščeni osebi.
Videonadzorni posnetki se ne prenašajo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.
Razlog za dostop do posnetka videonadzora je lahko:
- zahteva po zakonu,
- odredba sodišča ali policije,
- varnostni incident (kot npr. vlom, kraja, alarmni dogodek, samodejno zaznano premikanje izven delovnega časa, ipd.)
- po nalogu direktorja ali prokurista, kadar je podan sum, da je prizadeta z videonadzorom varovana dobrina.
Pravice iz naslova varstva osebnih podatkov povezanih z videonadzorom (dostop do podatkov, zahteva za izbris) lahko posamezniki uveljavijo s pisno zahtevo, posredovano na e-naslov upravljavca:
info@logitus.com.
Upravljavec bo ob obravnavi zahteve preveril istovetnost vlagatelja zahteve in od njega po potrebi zahteval dodatne podatke, iz katerih bo razvidna njegova upravičenost do posnetka videonadzora.
Če upravljavec zahtevi posameznika ne bo ugodil, ga bo o tem obvestil, posameznik pa bo imel možnost nadaljnjega ukrepanja pri nadzornem organu – Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, Ljubljana.